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Planungsprotokoll & Aufgabenverteilung

Orga-Team Abschlussfest 2026

Grundschule Abschlussfeier der Klasse 4

Erstellt: 21.05.2026

Letztes Update: 18.06.2026

Wichtige Termine & Deadlines

1. Ablauf & Logistik (10.07.2026)

Rahmendaten (ca. 70 Personen)

  • Treffpunkt: Mit Fahrrädern an der Grundschule (alle Kinder/Familien).
  • Ablauf: Beginn um 16:00 Uhr, ab 18:00 Uhr wird der Grill angeschmissen.
  • Eltern-Regelung: Eltern gehen nach dem Grillen nach Hause. Die Übernachtungsbetreuung übernimmt komplett das Orga-Team.
  • Samstag: Gemeinsames Frühstück.
  • Transport: Gepäck und Fahrräder müssen selbst organisiert werden. Ein Anhänger steht für Allgemeingut bereit.

To-Dos & Vorbereitungen

2. Tickets, Shirts \& Armbänder

Tickets

Verteilung am 03.07. vormittags durch Maren.

Inhalt: Datum/Uhrzeit, Motto, „Eintritts-Abriss“.

👉 Corinna schickt Maren die Datei.

T-Shirts (ca. 200 €)

Abwicklung läuft komplett über Kai.

Bestellung nächste Woche geplant. T-Shirt-Gruppe kümmert sich.

Frage: Probeshirts (XXS, XS, S, M)?

Armbänder (ca. 25-30 €)

Mindestens 70 Stück. Armband-Gruppe kümmert sich schnellstmöglich.

Design: Leuchtend grün mit leuchtend pinker Schrift.

3. Übernachtung & Zelte

Wer schläft vom Orga-Team vor Ort?

  • ✓ Sandra
  • ✓ Janis (Zelt: 4-Mann-Zelt)
  • ✓ Nina oder Christoph
  • ✓ Mareike (Zelt: 2-Mann-Zelt)
  • ✓ Corinna
  • ? Claudia? (noch unklar)

Zeltausstattung & To-Dos

  • 2 große Zelte sind bereits vorhanden (Aufteilung Jungs / Mädels).
  • Ersatz-Schlafsäcke und Isomatten müssen von allen eingeplant werden.

4. Verpflegung (Essen & Getränke)

Essen & Grillgut

Posten Menge / Details Zuständig Kosten (ca.)
Grillfleisch gesamt Voraussichtlich über Handels-Hof Karina? ca. 200,00 €
• Käsegriller / Würstchen 30x (korrigiert von 40) -- --
• Geflügel-Hähnchenwürstchen 20x -- --
• Schweinelachs (6 kg) In 100g Scheiben mariniert Benne / Sven? 20,00 € (Marinade)
• Hähnchenfleisch / Pute 3 kg mariniert Benne / Sven? inkl.
Frühstücksbrötchen 60 Brötchen (Geiping vorbestellen) Nina bringt mit 30,00 €
Nutella 2 kg Aufstrich Sandra kauft ein 10,00 €
Mortadella (Geflügel) 20 Scheiben Sandra kauft ein 5,00 €
Gouda-Käse 20 Scheiben Sandra kauft ein 2,50 €
Butter Ungesalzen, streichfein Sandra kauft ein 1,50 €

Getränke-Kalkulation

Posten Menge Einzelpreis / Paket Kosten
Kakao (fürs Frühstück) 6L Milch + 1 Packung Kakaopulver -- inkl.
Wasser (Medium) 5x Sixpack (1,5L Flaschen) -- 8,70 €
Softdrinks (Fanta/Sprite/Cola/Cola Zero) Fanta: 3x1L | Sprite: 3x1L | Cola: 1x1L | Zero: 2x1L -- 54,00 €
Wasser (Still) 3x 1L Flaschen -- 5,22 €
Bier 3 Kisten -- 36,00 €
Alkoholfreies Bier 1 Kiste -- 12,00 €
Sekt 2 Kisten -- 36,00 €
Radler 1 Kiste -- 12,00 €
Salitos (notiert als "Sati") 2 Kisten -- 24,00 €
Rechnerische Gesamtsumme Getränke 187,92 €
Notierte Summe handschriftlich 182,82 €

Geschirr, Besteck & Hardware

👉 Blaue Schalen bringt Mareike mit.

5. Fotobuch-Aktion & Deko

📸 Letzter Schultag (17.07.2026)

Fotobuch-Aktion: Buch enthält den kompletten Text des Abschluss-Songs.

⚠️ Wichtig: Die letzte Buchseite muss komplett frei gelassen werden für das Abschlussfoto des Festes!

🎈 Dekoration Abschlussfest

  • Bierzeltgarnituren (Karina?)
  • Stehtische (Karina?)
  • Eigeninitiative: Jede Familie bringt nach Wunsch eigene Deko mit.

Organisationsplanung Abschlussfest 2026 — Ein Gemeinschaftsprojekt der Klasse 4.